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中共宝鸡文理学院委员会 宝鸡文理学院公文处理办法
作者:校长办公室  来源:本站  发表时间:2014/8/29 10:24:56 

第一章 总则

第一条 为了使公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高工作效率和工作质量,根据省委教育工委、省教育厅有关公文处理办法规定,结合我院实际,制定本办法。

第二条 中共宝鸡文理学院委员会、宝鸡文理学院的公文是中共宝鸡文理学院委员会、宝鸡文理学院行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条 各处室(部门)的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本处室(部门)公文处理工作的领导和检查。

第七条 各处室(部门)办公室主管公文处理工作,并指定专人负责公文处理工作。

第八条 党委办公室、院长办公室是学院公文处理的管理部门,主管公文处理工作并指导处室(部门)的公文处理工作。

第二章 公文种类

第九条 我院常用的公文种类有:

(一)通知

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(二)

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,向有关管理部门请求批准和答复审批事项。

(三)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(四)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(五)请示

适用于向上级机关请示指示、批准。

(六)意见

适用于对重要问题提出见解、建议和处理办法。

(七)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(八)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(九)通知

适用于在一定范围内公布学院各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(十)会议纪要
适用于记载、转达会议情况和议定事项。

会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、经费划拨及政策性强、涉及面广的重大事项等,应以其他文种专项行文。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印刷数量等部分组成。

(一)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;

(二)发文字号包括发文机关代字、年份、序号,党政机关联合行文只标明主办机关发文字号;与其他机关联合行文,原则上应使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标明一个机关的发文字号。学院党委(党委办公室)与(院长办公室)联合行文,使用中共宝鸡文理学院委员会(中共宝鸡文理学院党委办公室)发文字号。

(三)上行文应当注明签发人及所有会签人姓名。其中“请示”还应当在附注处注明联系人(具体承办人)姓名和电话。

(四)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文机关和公文种类。会议通过的文件,应在标题之下、正文之上用圆括号注明会议名称和通过日期。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,词组、短语之间一般也不空格。标题应置于文头横线之下,主送机关之上,居中排列,两端短于正文。一行排不下时可分列两行以至数行,分行时注意不能把一个词拆为两部分。

(五)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称。普发的公文使用准确、统一的规范化统称。

(六)公文如有附件,应当在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的公文,应在标题和正文中表述,不应以附件说明。

(七)落款,包括发文机关印章和成文日期。联合上报的公文,为简化手续和提高效率,由主办机关加盖印章即可;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。印章与正文最后一行应当保持规定的间距。当正文内容排完,所剩空间不能容下印章位置时,应当通过调整行距、字距,使印章与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的做法。

(八)成文日期以负责人签发日期为准,联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。

(九)公文如有附件(需要说明的其他事项),应当在成文日期和印章之下、版记之上圆括号标注。

(十)公文应该按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词,报送省委教育工委和教育厅的公文,应按《教育类公文主题词表》标引主题词。

(十一)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称的排列顺序力求相对统一。

(十二)公文机关指公文处理管理部门,印发时间为公文送印日期。

(十三)公文文字从左至右横写、横排,并使用规定的字号和字体。

第十一条 中共宝鸡文理学院委员会、宝鸡文理学院公文发布形式及适用范围如下:

(一)中共宝鸡文理学院委员会、宝鸡文理学院公文发布形式:

宝鸡文理学院委员会公文的主要发布形式有:

宝文理院党发文件(文头为“中共宝鸡文理学院委员会文件”);宝文理院党办发文件(文头为“中共宝鸡文理学院委员会办公室文件”)宝文理院党函、宝文理院党办函(文头为“中共宝鸡文理学院委员会”);

宝鸡文理学院公文的形式有:

宝文理院发文件(文头为“宝鸡文理学院文件”);宝文理院院办发文件(文头为“宝鸡文理学院院长办公室文件”)宝文理院函、宝文理院办函(文头为“宝鸡文理学院”);

行政各处室以宝鸡文理学院(宝鸡文理学院院长办公室)名义发文,文件形式中均冠以处室的发文代字。现规范教务处为宝文理院教发、人事处为宝文理院人发、学生处为宝文理院学发、保卫处为宝文理院保发、基建处为宝文理院基发、财务处为宝文理院财发、科技处为宝文理院科发、物资设备处为宝文理院物发、监察室为宝文理院监发、审计处为宝文理院审发、成教院为宝文理院成发、后勤管理处为宝文理院后发、离退处为宝文理院离发、干部任免为宝文理院行干发。

(二)中共宝鸡文理学院委员会、宝鸡文理学院公文的选用范围:

宝文理院党发、宝文理院发文件主要是向省教育工委、省教育厅等上级机关的请示、报告;贯彻落实省委教育工委、省教育厅重大决定或决议等;对全年或一个时期工作的安排部署;关于某方面工作的重要指示,对某方面工作所作的重要政策性规定等。宝文院党办发、宝文理院办发的文件适用于一般平行、下行公文。

宝文理院党函、宝文理院函主要是:向有关主管部门请示批准的事项;对有关督查事项的办理;对各项业务工作的办理;与有关部门商洽工作;询问和答复有关问题;

第十二条 凡属党务方面的工作,以宝鸡文理学院党委、宝鸡文理学院党委办公室名义行文;属于政务、事务方面的工作,以宝鸡文理学院、宝鸡文理学院院长办公室的名义行文。宝鸡文理学院纪律检查委员会、工会宝鸡文理学院委员会、共青团宝鸡文理学院委员会均以各自文头和字号行文。

第十三条 以宝鸡文理学院党委、宝鸡文理学院名义召开的会议的通知,一般以宝鸡文理学院党委办公室、宝鸡文理学院院长办公室名义发文。凡属只告时间、地点、参加人员等简单内容的会议通知,不挂文号。

第十四条 由各系(部)、各部处室的以宝鸡文理学院党委、宝鸡文理学院名义使用的便函本,适用于一般具体事务的办理,要实行专用,由处室拟稿、存档,办公室审核、签发,不得与以各处室(部门)名义使用的便函本相混。院党委、院行政领导在各种会议上的重要讲话,用党办或院办文件形式印发。

第十五条 公文中各组成部分的具体标识规则,按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十六条 公文用纸一般采用国际标准A4型(宽210毫米,长297毫米),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十七条 行文应当确有必要,注重效用,从严控制发文数量。

第十八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告,因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时,应说明情况并抄送被越过的上级机关。
“请示”和“报告”的行文程序为:
宝鸡文理学院党委、宝鸡文理学院可直接向省委教育工委、省教育厅行文;各处室(部门)可直接向学院党委和行政行文。

第十九条 学院党政机关各部处室(党委办公室、院长办公室除外),不得向学院以外的其它单位制发政策性文件,不得代替学院党委、学院下达应当由党委、学院审批下达的事项。

第二十条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需要同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。不得出现“关于(某内容)的请示报告”、“关于请示、申请或请示(某内容)的报告”。

第二十一条 请求答复或批准的事项,如属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。

第二十二条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

第二十三条 向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

第五章 发文办理

第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十五条 草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅办求简短。

(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写明具体力求简短。

(四)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“㈠”,第三层为“1、”,第四层为“⑴”。

(五)应当使用国家法定计量单位。

(六)文内使用非规范化简称,应当用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第五次出现时注明准确的中文译名。

(七)公文的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第二十六条 拟制公文,如涉及其他处室(部门)职权范围内的事项,应主动与有关处室(部门)协商,取得一致意见后行文;如有分歧,应列明各方理据并提出建设性意见。

各处室(部门)起草的公文凡业务涉及其他处室(部门)的,主办处室(部门)应主动与有关处室会签,会签处室要积极配合。

第二十七条 各处室(部门)凡以学院党委、学院名义制发公文,应由各处室(部门)负责人校稿后送常委办公室或院长办公室审核,最后由院领导签发。

第二十八条 公文正式印制前,办公室应当进行复核、编号。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

第二十九条 以党委、学院名义制发的公文,由各主办处室(部门)负责校对、装订和封发。上行文一律交上级机关办公厅(室)按办文程序处理,不得向上级机关负责人和内设部门直接送文,并应按上级机关要求的份数报送公文。

第六章 收文办理

第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条 收到需要办理的公文,党委办公室、院长办公室应当进行审核。审核的重点是:是否应由我院办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条 经审核,对符合本办法规定的公文,党委办公室、院长办公室应当按照学院公文办理的规定提出拟办意见,并及时呈送院领导和分送各处室阅知。

第三十三条 对因特殊情况不能在规定时限内办理的公文,主办处室(部门)应报请分管院领导同意后及时向来文单位和党委办公室、院长办公室说明延期原因。

第三十四条 各处室(部门)收到交办的公文后,应当抓紧办理不得延办、推诿。对不属于本处室(部门)职权范围或者宜由本部门办理的,应当及时退回党委办公室、院长办公室并说明理由。

第三十五条 审批公文量,对有具体请求事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人签名视为同意;没有请示事项的,签名表示已阅知。

第三十六条 送院领导批示或者交有关处室(部门)办理公文,党委办公室、院长办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十七条 公文办理完毕后,根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,承办人员应当将公文定稿、正本(含负责人讲话和有关材料)及时整理(立卷)、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条 归档范围的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本处室(部门)的主要工作情况便于保管和利用。

第三十九条 联合办理的公文,原件由主办处室(部门)整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十条 应按照分工负责的原则做好归档公文的收集、整理(立卷)、归档工作。

(一)各种公文定稿、正本,由各承办处室(部门)收集、整理;

(二)各种例会的会议纪录、纪要等,包括原始纪录及有关材料,由承办处室(部门)或承办人收集、整理;

(三)以党委、学院名义召开的工作会议等会议形成的公文、负责人讲话定稿、正本及有关材料(包括录音、录像等资料),由会议有关工作人员负责收集、整理;

(四)院领导及处室负责人外出参加会议收到的应归档的公文等材料,使用后应及时交党委办公室、院长办公室整理归档。

(五)有关重要会议、重大活动的文稿、资料,必要时可由信息档案室现场及时收集。

(六)每年4月底前,各处室(部门)须将上年度整理(立卷)归档的公文向信息档案移交并办理交接手续。

第四十一条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向信息档案室移交。

第四十二条 拟制、修改和签批公文,统一接收、登记、审核、分发、用印和销毁。

第八章 公文管理

第四十三条 公文由党委办公室和院长办公室统一接收、登记、审核、分发、用印和销毁。

第四十四条 党委办公室、院长办公室和负责学院机关公文处理有关制度的建设工作,针对公文处理工作中存在的问题,提出加强和改进意见。

第四十五条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经院领导或者办公室主任批准,可以翻印。用后及时交回办公室,不得私自销毁或出卖。翻印时,应当注明翻印的日期、份数和印发范围。

第四十六条 公开发布党委、学院公文,必须经院领导或办公室主任批准。经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力。

第四十七条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖学院印章。

第四十八条 公文被撤销,视作自撤销之日起不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第四十九条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经党委办公室、院长办公室主任批准,可以按要求销毁。

第五十条 销毁秘密公文应当指定场所由2人以上监销,保证不丢失,不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第五十一条 工作人员调离工作岗位时,须将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附则

第五十二条 外事方面的公文,按照外交部的有关规定处理。

第五十三条 关于“意见”文种的使用。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应对机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。

第五十四条 关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一,与使用其他主要文种的公文具有同样的法定效力。

第五十五条 关于“函的形式”。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”,它包括“函、意见、通知、批复)即关于某个单位业务的复函)”。以“函的形式”行文注意选择用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

第五十六条 关于对未标明保密期限的涉及国家秘密公文的保密期限认定问题。根据《国家秘密保密期限有关规定》,凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按绝密事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

第五十七条 公文中取消“抄报”、“报”、“发”的格式,只保留“抄送”,对上级机关、平级机关和下级机关可分段标明层次。给院领导送阅的公文可加“增送”。

第五十八条 党委办公室、院长办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况进行督促检查。

第五十九条 本办自2002年元月1日起施行。

 

 

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