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会议通知提前一定时间发，以便使参加者有所准备。
发放会议通知，必须写明开会时间、地点、会议主题及参加者等内容。
会场的大小，要根据会议内容和参加者的多少而定。如果会场不易寻找，应在会场附近安设路标以作指示。
开会的时间宜紧凑。开"短小精悍"的短会，将有效地利用时间，讨论实质性的问题。
维持会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或将手机调为静音，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
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