为加强公章管理，严格文书制度，完善工作规范，对“宝鸡文理学院”(包括钢印)、“宝鸡文理学院院长办公室”公章及院长办公务私章的使用人作如下规定：
1．学校行政日常用印种类
主要包括：校名印章、校名钢印、“院长办公室”印、院长签名章、院长私章等。
2．“宝鸡文理学院”校印（包括钢印）的使用范围
⑴本校工作证、学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、学历证明、职称资格证书、名誉顾问、兼职教授证书、招生录取通知书、聘书、奖状、请柬、介绍信等常规证书、证明等。
⑵以学校名义印发的各类文件、通知、报告、公函等常规公文。
⑶各类合同、协议书、申报材料、成果鉴定书、计划任务书、报表、职称（务）申报表、出国审批表等重要文件。
⑷年度财务预决算、银行兑汇单据、海关免税申请、控购物资审批表等。
⑸国际函件须经外事办公室审核，主管院领导签发后使用学院印章。
⑹其他特殊用印。
⑺学校钢章仅限于加盖在各种证书的照片，不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志，不能独立使用。
⑻以学院名义出具的各种学籍证件（毕业证、学位证、结业证、休退学证等）均由教务处编号造册，统一审核办理，零星证件应由专人负责办理；各类人事证件（工作证、退休证等）由人事处核准并开具清单专人办理；学校科研使用校印（任务申请、专利申报、项目结题、科研鉴定、科研报奖等）一律由科技处专人办理各类专用证件，由分管业务部门核准盖专用章并开具校内证明专人办理；各类协议、合同书必须由相关单位负责人审核签名，主管院领导审批，方可用校印；各种报表应经主管院领导审核后，由填表人到院长办公室用印；单位采购仪器、设备、专控物资申报表等由物资设备处负责人审批后，经分管院领导批准，院长办公室用印。
(9)学校公章一律不得盖发空白便函和空白介绍信、证明。
3．“院长办公室”印章的使用范围
⑴以院长办公室名义对外印发的各类文件、报表、公函、通知、通告、布告等。
⑵以院长办公室名义出具的证明、签报等。
4．院长签名章的使用范围
⑴毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、学历证书、聘书等。
⑵法人委托书、各类申报书、计划任务书、技术职务任职资格审批表等。
5．院长私人公务印章的使用范围
⑴银行兑汇证明。
⑵各类协议、合同等。
